Vamos Montar O Escopo do Seu Projeto?

O escopo é uma das primeiras etapas de um projeto referente àquilo que você pretende atingir.

O escopo tem como finalidade, o alcance de objetivos, metas, intento e expectativas estabelecidas.

Tanto a aritmética quanto a lógica em um cálculo proposicional, podem ser recursos para explicar um determinado escopo. Ambas mostram o que ambiguidades podem ser evitadas.

Como Gerenciar um Escopo?

O principal objetivo no escopo do seu projeto será definido e controlado, o quê está ou não incluso em seu projeto. Por que listarmos aquilo que não está incluso? Para evitar distrações ou ideias que percam o rumo e o foco do seu projeto.

Existe alguns processos necessários para assegurar que o seu projeto conte com todos os recursos necessários, que são:

Planejamento e Gerenciamento do Escopo

Esta etapa inicial é imprescindível para que você formalize tudo aquilo que será definido, documentado, validado e controlado.

Coleta de Informações

Levantamento de informações e requisitos de cada parte envolvida, a fim de atender todos os objetivos de forma que tudo ocorra como no plano de gerenciamento.

Definição Detalhada do Escopo

Defina detalhadamente tudo aquilo que você precisa para o seu grande projeto.

Crie Seu EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Crie subdivisões de cada etapa do projeto à ser entregue gradualmente. Dessa forma, nenhum dos envolvidos, se sentirá sobrecarregado.

Validação do Escopo

Valide cada etapa concluída e compartilhe insights, para identificar oportunidades e possíveis melhorias.

Controle do Escopo

Monitore o andamento e a produtividade empenhada no escopo do seu projeto, sempre gerenciando as possíveis mudanças de percurso para que não perca o foco.

Planejando o Gerenciamento do Seu Escopo

O Planejamento do Gerenciamento de um escopo se trata de documentar tudo aquilo que será definido, validado e controlado. Como para tudo na vida há um protocolo, chegou a hora de protocolarmos como isso será feito.

Entradas	Ferramentas Técnicas	Saídas
Termos de abertura do projeto; plano de gerenciamento do projeto; descrição do ciclo do projeto; fatores ambientais da empresa; ativos de processos organizacionais.	Opinião especializada; análise de dados; reuniões e coletas de insights.	Plano de gerenciamento do escopo; plano de gerenciamento dos requisitos.

Como o escopo será identificado?

Definia quais serão as técnicas, ferramentas, recursos e procedimentos para levantar os requisitos do seu produto.

Como o seu escopo será documentado?

Defina qual será o formato multimidiático que documentará a "especificação do escopo" e quais recursos serão utilizados. Por exemplo: texto puramente descritivo, plantas, apresentações digitais, protótipos, fluxogramas etc.

Como o seu escopo será verificado, gerenciado e controlado?

Como gestor de projetos você deverá garantir que tudo aquilo que foi definido na declaração do escopo esteja sendo realizado. Por isso, é extremamente importante, definir como as auditorias e inspeções a serem validadas.

Como lidar com as possíveis solicitações de mudanças do seu escopo?

Mudanças de escopo são inevitáveis, e, por isso, precisarão ser bem formalizadas e gerenciadas afinal, isso poderá impactar do dinamismo e produtividade da sua equipe além da alteração de custos e prazos.

Requisitos

Essa é a etapa onde colocamos em prática todas as técnicas, ferramentas, recursos e procedimentos definidos no plano de gerenciamento.

Entrada	Ferramentas	Saídas
Termos de abertuda do projeto	Opinião especializada	​Plano de gerenciamento
Plano de gerenciamento	Coleta de dados	Gerenciamento de requisitos
Definição de requisitos	Brainstorming
Definição das partes interessadas	Entrevistas
Documento do projeto	Grupos de discussão
Registro de premissas	Pesquisas e questionários
Registro de aprendizados	Benchmarking
Doscumentos de negócios	Análise de dados
Business Case	Análise de documentos
Acordos	Votação
Fatores ambientais da empresa	​Análise de critérios de decisão
Ativos de processos organizacionais	​Representação de dados
	​Diagrama de afinidades
	​Mapa mental
	​Habilidades interpessoais
	​Técnicas de grupo
	​Conversação e insights
	​Facilitação
	​Diagrama de contextos
	​Prototipação

Entrevistas

Um meio-termo entre uma entrevista formal e informal é sempre uma boa opção para extrair informações preciosas do entrevistado.

Workshops

São oficinas facilitadoras onde há demonstrações, também conhecidas como "Joint Application Design"(JAD), muito utilizadas no universo da tecnologia, música, cinema, fotografia e multimídia em geral. Existem também oficinas como a "História do Usuário", que são descrições textuais curtas com relatos das experiências e funcionalidades durante a usabilidade.

Brainstorm

São técnicas usadas para coletar ideias relacionadas às características e requisitos de produtos, onde os participantes são convidados a apresentarem suas sugestões anotadas. Posteriormente são escolhidas de forma hierárquica por prioridades.

Questionário

Perguntas e respostas por escrito realizadas para análise de fontes diferentes.

Observações

Uma antiga técnica de análise de como indivíduos executam suas atividades no ambiente de trabalho. Esta técnica é imprescindível em processos mais complexos, ou quando ha relutância de pessoas para expressarem os seus requisitos.

Protótipo

Uma metodologia funcional para obtenção de respostas mais precisas de um produto antes de construí-lo. As simulações nos permite sair de uma visão mais abstrata e dialogarmos com as partes interessadas de forma mais objetiva.

Documentação de Requisitos

Este é o principal artefato antes da próxima etapa e pode ser progressivamente elaborado conforme os requisitos avançam.

Enfim, chegamos a uma documentação detalhada do escopo.

Entrada	Ferramenta	Saída
​Termo de abertura do projeto	​Opinião especializada	​Especificação do escopo
Gerenciamento do projeto	​Análise de dados	Atualização de documentos
Plano de gerenciamento	​Análise de alternativas	​Registros de premissas
​Documentos do projeto	​Tomadas de decisão	​Documentação de requisitos
Registro das premissas	​Análise de critérios de decisão	​Rastreabilidade dos requisitos
​Documentação dos requisitos	Habilidades interpessoais	Partes interessadas
​Registro de riscos	​Facilitação
​Ativos de processos organizacionais	Análise do produto

E aí, vamos montar o escopo do seu projeto?